Lines

FORWARD
Belgium

 

Tips voor thuiswerk

Via ons geassocieerd lid Knowledge On the Spot ontvingen we een aantal nuttige tips om thuis te werken:

https://www.vonknetwerk.be/thuiswerken-9-tips-om-efficient-en-productief-te-blijven

 


 

Via OTM ontvingen wij volgende tips over veilig werken in een magazijnomgeving:

https://www.otmbe.org/infotheek/veiligheid-en-security/3021-specifieke-tips-rond-covid19-voor-magazijnomgeving#system-message-container

 


 

CORONACRISIS: AGePe biedt haar klanten tijdelijk gratis softwarelicenties aan (3 april 2020)

 


 

Moet erop wijzen dat de betrokkenheid en het begrip van de medewerkers buiten alle (positieve) proportie is. Leuke ervaring.

In het kantoor Rotterdam werkt 66% van het personeel thuis (geconnecteerd), 34% op kantoor.
In het kantoor Zeebrugge werkt 75% van het personeel thuis (geconnecteerd) , 25% op kantoor
In het kantoor Antwerpen werkt 58% van het personeel thuis (geconnecteerd), 30% op kantoor, 6% technisch werkeloos en 6% ziek gemeld.  

Gemiddeld komt dit neer op 60.5% thuiswerkers.
Op de kantoren zelf, houden we de strikte regel aan van 1 (of meer) spare desk(s) tussen elke resterende medewerker. Nuttigen van de maaltijd is uitzonderlijk toegelaten op de werkplek.  Voor de rest houden we de regel aan van 1.5 meter afstand.

Vermits we werken met een systeem van 'one virtual office' kan iedereen, iedereen vervangen en overnemen.
Communicatie verloopt via whatsapp, Zoom en skype.
We merken op dat er een pak minder outprint is door de noodzaak (of het gebrek aan professionele printers thuis). We hebben toch 12 bijkomende printers aangekocht en geïnstalleerd op de thuiswerkplekken voor diegene die dit nodig hebben.

We blijven bijkomende tools/apps en software testen en onderzoeken om de communicatie alsnog te verbeteren.

 


 

In a nutshell hebben we volgende acties ondernomen:

  • Via dagelijkse interne mails DIRECTIE naar STAFF, geven we een update van de recentste wettelijke richtlijnen.

  • De hygiëne wordt uiteraard verplicht middels dispensers welke overal staan. Handdoeken werden vervangen door disposables

  • Ongeveer 35 % van de werknemers werken vanaf nu thuis – we hadden verleden week al een aantal extra laptops aangeschaft en geprogrammeerd. Dit werkt prima.

  • Klantenbezoeken in/out zijn uiteraard opgeschort.

  • We zullen voor een aantal werknemers gebruik maken van de tijdelijke werkloosheidsregeling.

  • We promoten sport, ramen open en een wandelingetje BUITEN tussen de middag.

Tenslotte menen we dat het zaak is om de mensen zo POSITIEF mogelijk te informeren. We trachten hen duidelijk te maken

dat er een OVERINFORMATIE is aan – veelal – negatieve situaties. Het lijkt me belangrijk om de informatie enkel te putten uit Radio en TV en NIET via de media (Facebook, Twitter, WhatsApp…).

Om de mentale weerbaarheid te upgraden, raden we zelfs aan om radio en tv af en toe ook eens AF te zetten.

 


 

Het enige probleem waar we opstoten , is het printen van originele b/l’s. We proberen zoveel mogelijk express b/l’s uit te stellen of te printen op bestemming maar voor sommige bestemmingen mogen er enkel originele worden gebruikt.

Momenteel gaat er iemand nog elke dag naar bureau om b/l’s te printen. Onze receptionist werkt ook nog momenteel maar vanaf dat zij ook thuis gaat blijven, hebben we ook niet meer de mogelijkheid om ze op te sturen.

 


 

80% van de totale bezetting werkt van thuis uit. Een tweetal weken geleden werden voor alle expediteurs laptops aangekocht en geïnstalleerd. Iedereen moest toen al eens thuis werken om alles uit te proberen. Hierdoor waren we volledig klaar toen het nodig was.

Communicatie via mail en Skype For Business.

De overige 20% werkt op kantoor om documenten (B/L ea) uit te printen en op te sturen. Daar doen we aan 1 persoon per 4 bureau’s. Maar ook die 20% gaan we proberen te reduceren tot een minimum.

Lunchen kan aan bureau of in de kantine maar met telkens 1 stoel tussen de collega’s.

Elk individu heeft vorige week reeds handgel ontvangen en een doos met tissues.

Verder zijn alle meetings/beurzen ed in binnen- en buitenland geannuleerd of online georganiseerd.

Extraatje: de 2 fruitmanden per maand zijn vervangen door een fruitmand levering aan huis bij alle personeelsleden.

 


 

FORWARD E- contracts in productie

Wij hebben de vorige maanden reeds de aandacht gevestigd op de applicatie die we hebben ontwikkeld voor het digitaal ondertekenen van contracten tussen expediteurs / douanevertegenwoordigers en hun klanten.

Wij zijn gestart in de productieomgeving met een aantal pilootbedrijven.

Deze applicatie zorgt ervoor dat u al uw contracten / douanevolmachten digitaal door uw klanten kan laten tekenen en archiveren.

Gezien het groot aantal mensen dat momenteel thuiswerkt, zowel bij logistieke dienstverleners als bij klanten, is dit een ideaal platform om ervoor te zorgen dat uw contracten geldig ondertekend worden en uw activiteiten verzekerd blijven!

 


 

 
© FORWARD Belgium