Lines

FORWARD
Belgium

 

 

 

Inventaris papieren documenten - opportuniteiten digitalisering

Wij dringen momenteel bij de verschillende bevoegde overheden aan om zoveel mogelijk papieren documenten te vermijden.

De huidige moeilijke situatie vormt echter ook een aanleiding om naar de toekomst toe processen te verbeteren.

Graag ontvangen wij ook jullie opgave van documenten / processen die momenteel een belemmerende factor zijn.


Douane & Accijnzen

  • briefwisseling douane ivm onregelmatigheden (aangetekend en normale)

  • afstempelen oorsprongscertificaten bij export 

  • afstempelen oorsprongscertificaten bij import 

  • afschrijven vergunningen 

  • voorlegging attest staalname 

  • bezorgen van facturen/paklijsten per zending (indien meer dan 15 blzn)


FAVV en min van landbouw

  • voorlegging HC's en phyto certificaten

        - die niet in Traces NT zitten
        - die wel in Traces NT zitten

  • voorlegging GVDB (outprint van de ingegeven data in Traces NT)


US Army

  • voorlegging IAD302 documenten (douane)

  • zie boven FAVV formaliteiten : idem


Rederijen

  • ontvangst OB/L's van klanten en voorlegging bij de agentuur.

 


 

FORWARD E- contracts in productie

Wij hebben de vorige maanden reeds de aandacht gevestigd op de applicatie die we hebben ontwikkeld voor het digitaal ondertekenen van contracten tussen expediteurs / douanevertegenwoordigers en hun klanten.

Wij zijn gestart in de productieomgeving met een aantal pilootbedrijven.

Deze applicatie zorgt ervoor dat u al uw contracten / douanevolmachten digitaal door uw klanten kan laten tekenen en archiveren.

Gezien het groot aantal mensen dat momenteel thuiswerkt, zowel bij logistieke dienstverleners als bij klanten, is dit een ideaal platform om ervoor te zorgen dat uw contracten geldig ondertekend worden en uw activiteiten verzekerd blijven!

 

Via ons geassocieerd lid KOSLearning ontvingen we een aantal nuttige tips om thuis te werken:

https://www.vonknetwerk.be/thuiswerken-9-tips-om-efficient-en-productief-te-blijven

 


 

Moet erop wijzen dat de betrokkenheid en het begrip van de medewerkers buiten alle (positieve) proportie is. Leuke ervaring.

In het kantoor Rotterdam werkt 66% van het personeel thuis (geconnecteerd), 34% op kantoor.
In het kantoor Zeebrugge werkt 75% van het personeel thuis (geconnecteerd) , 25% op kantoor
In het kantoor Antwerpen werkt 58% van het personeel thuis (geconnecteerd), 30% op kantoor, 6% technisch werkeloos en 6% ziek gemeld.  

Overal lkomt dit neer op 60.5% thuiswerkers.
Op de kantoren zelf, houden we de strikte regel aan van 1 (of meer) spare desk(s) tussen elke resterende medewerker. Nuttigen van de maaltijd is uitzonderlijk toegelaten op de werkplek.  Voor de rest houden we de regel aan van 1.5 meter afstand.

Vermits we werken met een systeem van 'one virtual office' kan iedereen, iedereen vervangen en overnemen.
Communicatie verloopt via whatsapp, Zoom en skype.
We merken op dat er een pak minder outprint is door de noodzaak (of het gebrek aan professionele printers thuis). We hebben toch 12 bijkomende printers aangekocht en geïnstalleerd op de thuiswerkplekken voor diegene die dit nodig hebben.

We blijven bijkomende tools/apps en software testen en onderzoeken om de communicatie alsnog te verbeteren.

 



In a nutshell hebben we volgende acties ondernomen:

  • Via dagelijkse interne mails DIRECTIE naar STAFF, geven we een update van de recentste wettelijke richtlijnen.
  • De hygiëne wordt uiteraard verplicht middels dispensers welke overal staan. Handdoeken werden vervangen door disposables
  • Ongeveer 35 % van de werknemers werken vanaf nu thuis – we hadden verleden week al een aantal extra laptops aangeschaft en geprogrammeerd. Dit werkt prima.
  • Klantenbezoeken in/out zijn uiteraard opgeschort.
  • We zullen voor een aantal werknemers gebruik maken van de tijdelijke werkloosheidsregeling.
  • We promoten sport, ramen open en een wandelingetje BUITEN tussen de middag.

Tenslotte menen we dat het zaak is om de mensen zo POSITIEF mogelijk te informeren. We trachten hen duidelijk te maken

dat er een OVERINFORMATIE is aan – veelal – negatieve situaties. Het lijkt me belangrijk om de informatie enkel te putten uit Radio en TV en NIET via de media (Facebook, Twitter, WhatsApp…).

Om de mentale weerbaarheid te upgraden, raden we zelfs aan om radio en tv af en toe ook eens AF te zetten.

 


 

Het enige probleem waar we opstoten , is het printen van originele b/l’s. We proberen zoveel mogelijk express b/l’s uit te stellen of te printen op bestemming maar voor sommige bestemmingen mogen er enkel originele worden gebruikt.

Momenteel gaat er iemand nog elke dag naar bureau om b/l’s te printen. Onze receptionist werkt ook nog momenteel maar vanaf dat zij ook thuis gaat blijven, hebben we ook niet meer de mogelijkheid om ze op te sturen.

 


 

Bezorgdheden en openstaande vragen langs onze zijde zijn de volgende:

  • Kunnen onze klanten de importstroom aan, m.a.w. kunnen ze de containers lossen?
  • Indien niet, wat gaat er gebeuren met de mogelijke demurrage- & detentionkosten?  

FORWARD Belgium: wij hebben reeds via onze internationale organisatie FIATA opgeroepen bij de rederijen om de nodige flexibiliteit aan de dag te leggen m.b.t. demurrage & detention. Wij volgen dit zeker verder op.

  • Zien de rederijen dit als een Force Majeure en gaan ze extra free time geven zoals ze dat in China hebben gedaan?

FORWARD Belgium: het Corona- virus wordt in het algemeen beschouwd als overmacht. Dit betekent echter niet dat men zich mag ontdoen van elke verplichting om de nodige zorg te besteden aan de lading. Er moet steeds bekeken worden welk feit aan de oorzaak ligt en of dat al dan niet onder overmacht valt.

  • Kan FORWARD hier een katalyserende rol in spelen ?

FORWARD Belgium: we blijven dit op internationaal niveau aankaarten. De meeste rederijen zijn niet bereid om daar algemene uitspraken rond te doen maar wij willen zeker een faciliterende rol spelen naar individuele rederijen indien daarom gevraagd wordt.

 


 

80% van de totale bezetting werkt van thuis uit. Een tweetal weken geleden werden voor alle expediteurs laptops aangekocht en geïnstalleerd. Iedereen moest toen al eens thuis werken om alles uit te proberen. Hierdoor waren we volledig klaar toen het nodig was.

Communicatie via mail en Skype For Business.

De overige 20% werkt op kantoor om documenten (B/L ea) uit te printen en op te sturen. Daar doen we aan 1 persoon per 4 bureau’s. Maar ook die 20% gaan we proberen te reduceren tot een minimum.

Lunchen kan aan bureau of in de kantine maar met telkens 1 stoel tussen de collega’s.

Elk individu heeft vorige week reeds handgel ontvangen en een doos met tissues.

Verder zijn alle meetings/beurzen ed in binnen- en buitenland geannuleerd of online georganiseerd.

Extraatje: de 2 fruitmanden per maand zijn vervangen door een fruitmand levering aan huis bij alle personeelsleden.

 


 

Via OTM ontvingen wij volgende tips over veilig werken in een magazijnomgeving:

https://www.otmbe.org/infotheek/veiligheid-en-security/3021-specifieke-tips-rond-covid19-voor-magazijnomgeving#system-message-container

 


 

FIATA persrelease m.b.t. de noodzaak van behoud van luchtvracht:

“Over 185,000 passenger flights have been cancelled since the end of January in response to government travel restrictions. With this, vital cargo capacity has disappeared when it is most urgently needed in the fight against COVID-19. The world’s fleet of freighter aircraft has been mobilized to make up this capacity shortfall. Governments must take urgent measures to ensure that vital supply lines remain open, efficient and effective,”

FIATA also supports the IATA objective comments that governments must see air cargo as an essential part of the fight against COVID- 19 and future economic rebuild and take the following actions:

  • Exclude air cargo operations from any COVID-19-related travel restrictions, to ensure life-saving medical products can be transported without disruptions
  • Ensure that standardized measures are in place so that air cargo can continue to move around the world with minimal disruptions
  • Exempt air cargo crew members, who do not interact with the public, from 14-day quarantine requirements
  • Support temporary traffic rights for cargo operations where restrictions may apply
  •  

 

Download hier een advies dat we ontvingen van een advocatenkantoor m.b.t. overmacht in Belgische commerciële overeenkomsten.

 


 

Inventaris papieren documenten - opportuniteiten digitalisering

Wij dringen momenteel bij de verschillende bevoegde overheden aan om zoveel mogelijk papieren documenten te vermijden.

De huidige moeilijke situatie vormt echter ook een aanleiding om naar de toekomst toe processen te verbeteren.

Graag ontvangen wij ook jullie opgave van documenten / processen die momenteel een belemmerende factor zijn.


Douane & Accijnzen

  • briefwisseling douane ivm onregelmatigheden (aangetekend en normale)
  • afstempelen oorsprongscertificaten bij export 
  • afstempelen oorsprongscertificaten bij import 
  • afschrijven vergunningen 
  • voorlegging attest staalname 
  • bezorgen van facturen/paklijsten per zending (indien meer dan 15 blzn)


FAVV en min van landbouw

  • voorlegging HC's en phyto certificaten

        - die niet in Traces NT zitten
        - die wel in Traces NT zitten

  • voorlegging GVDB (outprint van de ingegeven data in Traces NT)


US Army

  • voorlegging IAD302 documenten (douane)
  • zie boven FAVV formaliteiten : idem


Rederijen

  • ontvangst OB/L's van klanten en voorlegging bij de agentuur.

 


 

FORWARD E- contracts in productie

Wij hebben de vorige maanden reeds de aandacht gevestigd op de applicatie die we hebben ontwikkeld voor het digitaal ondertekenen van contracten tussen expediteurs / douanevertegenwoordigers en hun klanten.

Wij zijn vandaag gestart in de productieomgeving met een aantal pilootbedrijven.

Deze applicatie zorgt ervoor dat u al uw contracten / douanevolmachten digitaal door uw klanten kan laten tekenen en archiveren.

Gezien het groot aantal mensen dat momenteel thuiswerkt, zowel bij logistieke dienstverleners als bij klanten, is dit een ideaal platform om ervoor te zorgen dat uw contracten geldig ondertekend worden en uw activiteiten verzekerd blijven!

 


Heeft u zelf ervaringen / getuigenissen, vragen, suggesties en best practices, dan kan u deze doorsturen naar info forwardbelgium be

 

 

Als we ons als sector solidair tonen, kunnen we elkaar ook verder helpen. 

 
© FORWARD Belgium